Organize seu plano de marketing com o Trello – 1

Você criou seu plano de marketing, mas não consegue fazer ele funcione? Uma das maiores falhas das pessoas quando iniciam um negócio online é a falta de consistência. Para resolver isso, use o  Trello!

Nós estamos tão acostumados hoje em dia a querer resultados rápidos que é fácil desanimar ou desistir quando demoramos para conseguir atingir os resultados que queremos.

Eu já comentei isso em outros post: resultados em marketing digital é como ir a academia, você precisa se exercitar sempre para não perder o que conseguiu e alcançar o resultado desejado.

Mas nesse mundo atribulado e cheio de compromissos, se formos confiar em nossa memória é fácil esquecermos alguma tarefa importante.

É aqui que entra o Trello, uma ferramenta online e gratuita que permite que você organize e gerencie as informações num painel. Pense naqueles quadros que você tem vários post-its e pode ir movendo esses post-its para que todos saibam exatamente o que já foi feito, o que está sendo feito e o que ainda deve ser feito.

O Trello permite também que você trabalhe em parceria com outras pessoas, formando uma equipe de trabalho. Você pode partilhar esses paineis do Trello com outras pessoas para que elas trabalhem junto com você.

A vantagem de usar o Trello é que você pode concentrar todas as informações em uma única tela e ir organizando as informações para saber em que ponto você se encontra e o que precisa ser feito.

Exemplo: digamos que você quer criar um site para um novo projeto. Você terá que comprar um dominio, contratar uma hospedagem, configurar o DNS do dominio, instalar o WordPress, instalar plugins, configurar o Google Analytics, etc.

Como são vários passos para você executar, a chance de você se esquecer de instalar um plugin ou mesmo ter que parar o que está fazendo para voltar a alguma tarefa que você esqueceu.

Mas se você tiver uma conta no Trello, você pode organizar tudo o que precisa ser feito e ir controlando o que já está sendo feito.

O Trello funciona na maioria dos navegadores e você também pode baixar um aplicativo para acessar seus dados através do seu smartphone.

Criando uma conta no Trello

Para criar uma conta no Trello é muito simples: basta você colocar um e-mail ou indicar sua conta do Google. A partir dai você já terá acesso a plataforma do Trello.

Você também pode baixar o aplicativo do Trello para poder acessar sua conta no smartphone. Assim você tem suas informações sempre a mão quando precisar.

Quadros, Listas e Cartões

Quadros – os quadros (dashboards) são como os painéis onde você vai organizar as informações. Você pode criar quantos paineis quiser e pode personalizar a cor de fundo. Aqui você também pode chamar outras pessoas para colaborarem com você. Você pode por exemplo, terceirizar uma tarefa e pedir para a pessoa ir informando quando as tarefas forem sendo concluidas.

Listas – quando você cria um Quadro, você precisar criar as listas. Pense nelas como se fossem as colunas do seu quadro, onde você irá colocar as informações. Você pode criar inúmeras listas, mas uma boa dica é trabalhar com apenas 3 listas: Fazer (To do), Fazendo (Doing) e Feito (Done). Com essas três listas prontas,você terá um bom panorama do andamento do seu projeto.

Cartões – os cartões são como os post-its que você vai colando. O Trello funciona no melhor estilo “arrasta e solta”, então você pode mover os cartões entre as colunas para gerenciar as informações. Ex: supondo que você esteja trabalhando com nossa sugestão de 3 colunas (To do, Doing, Done), você pode adicionar um cartão “Comprar Dominio”. Quando você iniciar o processo de compra, você move esse cartão para a coluna Doing. Vamos supor que você fez o pagamento via boleto e daqui a 2 dias você pode continuar o processo. Agora basta mover o cartão para a lista “Done”. Quem acessar sua conta e olhar o painel verá que o dominio já foi comprado.

Cartões: muito mais que um post-it

Os cartões podem ser personalizados com comentários, links, checklists, anexos, etiquetas e imagens. Além disso você pode atribuir datas, de forma que o Trello exibe uma informação indicando se a tarefa está no prazo ou expirou.

Para editar um cartão, basta clicar nele. O cartão será exibido em uma janela e você pode editá-lo. Clicando no título você consegue alterá-lo.

Funcionalidades dos cartões

Descrição – A descrição permite que você adicione informações para descrever esse cartão, como um objetivo a ser alcançado ou o que precisa ser feito, de uma forma mais geral.

Comentários – Aqui você pode adicionar comentários que podem ser lidos por todos os membros que você adicionou. Isso permite criar um certo bate-papo, que serve como um registro do que está sendo feito. Quem criou o cartão por exemplo poderia escrever um comentário como “Favor alterar o titulo para azul e a letra para preto” ao que outra pessoa poderia responder “Não acho legal, porque essa cor não vai ter contraste”.

Membros – Você pode adicionar outras pessoas (precisa ter uma conta no Trello) para que elas possam visualizar e editar as informações com você.

Etiquetas – As etiquetas permitem que você adicione algumas tarjas coloridas ao cartões. Digamos por exemplo que você queira colocar a cor vermelha para trabalhos urgentes, laranja para trabalhos que precisam ser feitos logo e azul para trabalhos que tem bastante tempo. Você pode também adicionar várias etiquetas num mesmo cartão ou ainda personalizar as etiquetas.

Checklist – Essa opção permite que você clie listas com um check antes de cada item. Digamos que você inclua 8 itens na lista: o Trello vai automaticamente mostrar para você 0/8. Conforme você for ticando as informações, o Trello vai mostrando 2/8, 5,8 e quando você marcar todos os itens, ele exibe um icone de checklist verdinho 8/8, assim você sabe que completou a tarefa.
Dica: você pode copiar uma lista e colar ela inteira, o Trello vai automaticamente separar as opções para você uma em cada linha.

Data de Entrega – Como o próprio nome diz, você pode definir uma data e hora para finalizar esse cartão. Se você estiver no dia, o Trello vai exibir uma tarja amarela e se você não finalizar o cartão, ele vai exibir uma tarja vermelha. Essa caixa tem um check, de forma que você pode clicar nela quando finalizar a tarefa e aí será exibida uma caixa verde.

Anexo – Como é de se esperar, com essa opção você pode adicionar um anexo a esse cartão. A vantagem disso é centralizar a informação toda num lugar só. Você não precisa mandar essa informação por e-mail, o Trello já irá exibir isso para você.

Formatando a Descrição e Comentários

Você pode usar alguns truques para formatar os textos da descrição e dos comentários. Para isso, basta você adicionar alguns caracteres de formatação no meio do texto, para conseguir os resultados que você deseja:

Títulos:  Para adicionar títulos, você pode incluir um “#” antes do inicio de cada título. Lembrando que do Titulo 1 para o Titulo você terá uma ordem de importância sendo 1 o mais importante e 6 menos importante), além de alterar o tamanho da letra também.

# Título 1
## Título 2
### Título 3
#### Título 4
##### Título 5
###### Título 6

Negrito e itálico: para formatar o texto com negrito e itálico, você pode seguir o exemplo abaixo, colocando esses caracteres a mais, como indicado abaixo:

**negrito**
_itálico_

Linha horizontal: para adicionar uma linha horizontal e separar os textos, basta você colocar 3 sinais de -, dessa forma:

—

Ações

Além de tudo isso, o Trello ainda conta com algumas ações para você organizar melhor as tarefas que você colocou nos cartões:

Mover – Como o próprio nome diz, nesse botão você pode mover seus cartões para outro lugar. Ué, mas não é só arrastar? Sim, mas você só consegue arrastar dentro do Quadro atual. Para mover para outro Quadro, use essa opção.

Copiar – Se você precisar dessa informação em outro Quadro, pode copiar o cartão. Simples e fácil, sem precisar redigitar tudo novamente.

Assistir – Se você estiver trabalhando com equipes, você pode clicar nesse botão e ser notificado sempre que alguém fizer alguma atualização nesse quadro, assim você fica sempre informado sobre como anda seu projeto.

Arquivar – Essa opção permite que você arquive esse cartão. Você pode simplesmente arquivá-lo e ele não estará mais visível ou pode também clicar em Excluir, sendo que nesse caso o cartão vai sumir para sempre.

Atividade

Além de tudo isso, conforme você for atualizando e editando seus cartões o Trello vai automaticamente salvando a sua atividade.

Com isso você tem um passo a passo de tudo o que foi feito e caso esteja trabalhando em equipe, saber quem fez qual alteração.

Exemplo: digamos que uma tarefa precisava ser feita e você tem várias pessoas na sua equipe. A tarefa foi finalizada e um dos membros, o João, marcou o check da data, indicando que a tarefa foi finalizada. Assim, todos da equipe que entrarem nesse cartão saberão que foi o João quem finalizou a tarefa. Bem legal, não?

Pro infinito e além!

O Trello é uma ferramenta fantástica. Ele permite que você organize suas tarefas de maneira simples e fácil.

No próximo post, vou continuar a falar sobre o Trello, mostrando um passo a passo de como organizar um Quadro para gerenciar suas ações de marketing digital para seu negócio!