Como organizar seus arquivos

Como organizar seus arquivos? Cada pessoa tem a sua própria forma de trabalhar. Mas… existem pessoas que são mais organizadas que outras em alguns aspectos.

Como muitas pessoas, eu gosto de organização, sempre estou organizando as informações no computador.

É verdade que nem sempre eu consigo levar isso para o mundo real, mas vamos deixar isso para lá, não é?

Porque eu devo organizar meus arquivos?

A resposta para essa pergunta tem relação com a produtividade. Se você é organizado, vai conseguir encontrar as informações de forma mais fácil e agilizar sua criação.

Não existe nada mais chato do que você ficar procurando uma arte, ou ficar “escolhendo” um link no meio de vários outros simplesmente porque você não organizou as coisas direito.

Então, deixe a preguiça de lado e gaste um tempinho organizando as coisas. Isso vai lhe ajudar muito no futuro e permite que você faça uma leitura muito mais rápida dos seus arquivos.

Forma 1 – Por Job

Essa é a maneira que várias agências trabalham. Você vai organizar as pastas na seguinte ordem:
1) Ano
2) Mês
3) (Número do Job) + (Nome do Arquivo) + (Nome do Cliente) + (Medida) + (Cores)

Assim, você poderia ter o seguinte endereço para um arquivo:
c:\Jobs\2018\01_Janeiro\4575_Calendario_Labweb_120x120_4x4

Com isso, você saberia de cara que esse é um calendário, do cliente Labweb, na medida de 120x120mm e colorido (4 cores).

Uma vez dentro da pasta do job, você SEMPRE vai criar 3 pastas:

• EDICAO – Edição são os arquivos abertos (Corel, Illustrator, Indesign)
• LINK – Link são todos os arquivos de links (imagens, logotipos, etc)
• SAIDA – Saida são todos os arquivos fechados, em formato pdf.

O problema é que nessa classificação você precisa ter um sistema para classificar seus jobs, atribuindo um número a cada job.

Você poderia fazer esse controle em numa planilha e a cada cliente você aumenta o numero do job. Quando precisar encontrar um job, basta procurar na planilha, encontrar o número dele e partir para o abraço.

Outro problema é que embora a leitura do serviço fique mais fácil, a leitura das pastas vira um verdadeiro inferno. Para você encontrar todos os trabalhos de um determinado cliente você vai gastar um bom tempo.

Forma 2 – Por tipo de serviço

Essa é a maneira que eu utilizo. Como trabalhei em uma gráfica e recebia vários arquivos de agências, eu organizei minhas pastas como segue abaixo.

Agencias – eram arquivos que já vinham prontos, fossem de agência ou não. Aqui dentro as pastas eram classificadas com as formulas:

• AGENCIA + (NOME DA AGÊNCIA). Ex: AGENCIA_LABWEB
• DIVERSOS + (NOME DO CLIENTE). Ex: DIVERSOS_LABWEB

Convites – eram arquivos de convites que eu desenvolvia. Além disso eu ainda classificava em outras pastas 15_ANOS, CASAMENTO, NIVER.

Temp – eram arquivos que eu tinha que fazer um ajuste e não teria problema perdê-lo, como por exemplo, uma cópia digital.

Diversos – eram os arquivos em geral, o grosso do meu trabalho. E dentro dessa pasta, eu ainda classificava com a seguinte formula:

• DIVERSOS + (NOME DO CLIENTE) – Ex: DIVERSOS_LABWEB
• JORNAL + (NOME DO CLIENTE) – Ex: JORNAL_LABWEB
• CARTOES + (NOME DO CLIENTE) – Ex: CARTOES_LABWEB
• 07LIVRO + (NOME DO CLIENTE) – Ex: LIVRO_LABWEB

Quando necessário, eu fazia uma pasta LINKS para organizar os links ou criava pastas para os vários trabalhos, organizando por ANO_MÊS_DIA:

C:\JOBS\DIVERSOS\JORNAL_LABWEB\2018_10_21_JORNAL_LABWEB_DEZ

Quanto aos arquivos dentro de cada pasta, eu colocava o (TIPO DO JOBO) + (NOME DO CLIENTE). Arquivos de imagens e logos sempre recebiam um “LINK” ou “LOGO” antes do nome para ajudar a classificar. Por exemplo:

• ADESIVO_LABWEB.AI
• LOGO_LABWEB.pdf
• LINK_FUNDO.JPG
• LINK_MULHER.JPG
• LINK_CASAL.JPG
• LINK_CEU.JPG

Dessa forma, entrando dentro da pasta eu já tinha um raio x de tudo e ao mesmo tempo conseguia identificar de forma facil qual era o arquivo principal.

E vocês? Como classificam seus arquivos?

Caso esteja vendo essa materia, gostaria muito de saber sua opinião e se você utiliza outro método para classificar seus arquivos.

Se puder partilhar esse conhecimento, deixe nos comentários e eu vou acrescentar essa maneira aqui no post.